Alexion FAQ - Alexion Software

Met de Plus! module kan je gegevens uit bijvoorbeeld Excel importeren. Ook vanuit davilex, KvK, PerfectView, boekhoudsoftware etc kan je als CSV bestand importeren.

Stappenplan importeren vanuit Excel:

1. Kies in Excel voor "Opslaan als..." (sneltoets F12) en kies het CSV
2. Sla het bestand bijvoorbeeld op het Bureaublad op
3. Bevestig alle waarschuwingen en sla het document op
4. Sluit Excel af

Voordat je gaat importeren maak je eerst een backup van de database van Alexion CRM zodat je altijd terug kunt gaan naar de oude gegevens. NB. het importeren lukt eigenlijk nooit in één keer: je zult merken dat je bv een veld bent vergeten te koppelen etc. Het is dan makkelijker om de database terug te zetten dan alle geimporteerde gegevens te moeten wissen.

Stappenplan maken backup:

1. Open de Verkenner of Deze Computer
2. Ga naar C:\Program Files\Alexion Software\Relation Manager\user-data\
3. Maak een kopie van database-arm.fdb (bv naar Kopie database-arm.fdb of database-arm - kopie.fdb)

Stappenplan terugzetten backup:

1. Sluit Alexion CRM af
2. Open de Verkenner of Deze Computer
3. Ga naar C:\Program Files\Alexion Software\Relation Manager\user-data\
4. Wis het bestand database-arm.fdb
5. Kopieer het kopie bestand (database-arm - kopie.fdb) naar database-arm - kopie - kopie.fdb
6. Hernoem dit 2e kopie bestand naar database-arm.fdb

Om de gegevens te importeren:

1. Start Alexion CRM op
2. In Alexion CRM ga je naar menu Bestand > Importeren of toets F10
3. Let op: deze functionaliteit is beschikbaar vanaf de Professional versie (Plus! module)
   
   Je hoeft als het goed is geen instellingen aan te passen.
4. Kies het CSV bestand dat je op je Bureaublad hebt opgeslagen en ga verder
5. Je krijgt nu aan de rechterkant de velden uit het CSV/Excel bestand te zien, aan de linkerkant de gegevens en tabellen uit Alexion CRM.
   
6. LET OP: de namen van de tabellen zijn anders dan je gewend bent:
   1. Instantie = Organisatie
   2. Functie = Werknemer (Persoon die bij een Organisatie werkt)
7. Je kunt de gegevens gaan koppelen door rechts een veld te selecteren (1.), links een veld te selecteren (2.) en dan op de koppelknop (3.) te klikken. Je krijgt dan direct een voorbeeld (Example) te zien van de gekoppelde gegevens
8. Op deze manier kan je alle gewenste velden aan elkaar koppelen
9. Let op: je kan in één keer de gegevens van een Organisatie, Persoon én Werknemer koppelen door ALLE relavante tabbladen langs te gaan!
10. Tip: voordat je gaat importeren kan je deze definitie (koppelingen) opslaan zodat je bij de 2e keer importeren niet alles weer handmatig hoeft langs te gaan. Kies hiervoor de knop Opslaan
    

Let op: Alle adressen die je importeerd worden standaard gekoppeld aan Nederland. Dit is het land dat je ingevoerd hebt via menu Extra > Bedrijfsgegevens. Als je buitenlandse adressen wilt importeren kan dat als volgt:

1. In Excel maak je een tabblad per land
2. Elk land sla je op als CSV bestand
3. In Alexion CRM ga je naar menu Extra > Bedrijfsgegevens
4. Hier pas  je de landnaam aan naar het land dat je wilt gaan importeren
   Zorg dat deze ook daadwerkelijk bestaat in de landentabel: Boomweergave > Hulptabellen > Landen
5. Ga nu de adresgegevens uit dit land importeren.
6. Doe stap 1 t/m 5 voor elk land dat je wilt importeren
7. Als je klaar bent met importeren zet je het land weer terug op Nederland (of bv België)